Comment Jardiland a métamorphosé son infrastructure informationnelle avec Google for Work

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La division BtoB de Google, Google for Work, veut convaincre les entreprises françaises d'utiliser ses solutions. Le distributeur Jardiland a progressivement basculé son infrastructure informationnelle sur les outils de Google for Work, gagnant en agilité mais aussi en maitrise des coûts tout en minimisant le shadow IT.

Deux formules existent pour les solutions Google for Work : l'une à 40 euros par an et par utilisateur, la seconde à 96 euros.
Deux formules existent pour les solutions Google for Work : l'une à 40 euros par an et par utilisateur, la seconde à 96 euros.

Très actif dans le domaine de l’internet grand public, Google l’est également à l’égard des entreprises, et ce, en dépit d’une relative discrétion du géant américain sur ce sujet. C’est la division Google For Work, qui a en charge de développer et d’adapter les outils de la firme, aux besoins des sociétés, grandes et petites. Elle se compose de quatre sous-divisions : une partie collaborative (Google Apps), Cloud Platform, Maps for Work (Google Maps, Google Earth…), et Devices (Android for Work, ChromeBox for Meeting). Utiliser des solutions grands publics très démocratisées au sein même des entreprises, l’idée semble faire son chemin du côté des professionnels. D’ores et déjà, Google for Work compte deux millions d’entreprises clients à travers le monde tous secteurs d’activité confondus, et la distribution ne fait pas exception : "De grands noms du retail utilisent les solutions Google for Work en France comme Auchan, Celio, Saint-Maclou ou Etam", explique Frédéric Groussolles, directeur France Google For Work. "Six groupes côtés au CAC 40 les utilisent déjà. Dans les autres secteurs nous pouvons également mentionner la banque BBVA, The Guardian ou encore Harrods".

Une large palette d'outils

L’enseigne de distribution, Jardiland, fait partie de celles qui ont opté pour les solutions Google for Work. Il y a six ans, le spécialiste du jardinage décide de passer à une nouvelle infrastructure informationnelle en interne. Exit l’intranet développé par une société tiers, Jardiland bascule peu à peu sur l’utilisation des solutions Google. D’abord Google Apps, puis Gmail for Work – impliquant le transfert de toutes les anciennes boites mails Outlook vers le client mail de Google-, "Il a fallu une année pour passer de l’ancienne infrastructure à la nouvelle, mais cela nous ouvert un espace de liberté que nous n’avions pas jusque-là", explique Patrick Barrabé, chef de projet Intranet et Community Management chez Jardiland.  Mais le distributeur n’en reste pas là, et travaille main dans la main avec la société Cirruséo, prestataire français recommandé par Google qui prend en charge le déploiement, l’intégration et l’accompagnement de Jardiland tout au long du processus de basculement de Jardiland sur de nouveaux outils. "Cirruséo a ajouté une couche documentaire sur Google Drive, ainsi qu’une solution de gestion documentaire", indique Patrick Barrabé. "Désormais tous les magasins ont accès à ce portail documentaire, fluidifiant grandement les échanges. Puis, nous avons  découvert la suite bureautique et l’outil de gestion de formulaires mis en place entre les magasins et les siège". Cet outil, Google Form, est systématiquement utilisé dans le cas des gestions de litiges avec les fournisseurs. "Les formulaires sont devenus un lieu commun". Et ce n’est pas tout, à l’échelle de tout le groupe, la gestion des salles de réunion est effectuée directement dans les agendas depuis n’importe quel device, tout comme les réservations de véhicules de service, etc. Enfin, l’outil de messagerie instantanée, ‘Hangout’, est très utilisé par les magasins pour communiquer avec le siège, "car nos points de vente savent qu’il est très compliqué de contacter les gens du siège, mais avec Hangout, les réponses de ces derniers est instantanée". Fluidité, rapidité et simplicité d’utilisation sont ici les maitres-mots mis en avant par Patrick Barrabé, et c’est sans compter sur un autre argument fort de Google for Work : la dimension tarifaire.

Quarante euros par an et par utilisateur

Google For Work est proposé en deux versions aux entreprises. La première est tarifée 40 euros par an et par utilisateur, tandis que la seconde coûte 96 euros par an et par utilisateur. La différence se joue sur le caractère illimité du volume de données stockées. "Nous avons opté pour la formule à 40 euros", indique Patrick Barrabé. L’avantage ? Une maitrise totale des coûts : "Auparavant, nous ne pouvions simplement qu’estimer le coût de cette infrastructure, elle était environ de 110 euros par utilisateurs et par an". Autrement dit, près de trois fois le prix proposé par Google. "Nous contrôlons parfaitement le coût car c’est nous qui décidons du nombre d’utilisateurs par magasin, au siège. Et Nous ne sommes pas prêts de changer, car d’autres fournisseurs de solutions sur le marché, pourtant majeurs dans leur spécialité, sont incapables de nous donner une idée précise du prix que cela nous couterait d’utiliser leurs produits".

Enfin, Frédéric Groussolles (en photo), directeur France Google For Work l’assure, utiliser les solutions de Google for Work permettrait de lutter contre le ‘Shadow IT’, autrement dit, les pratiques informatiques des collaborateurs en entreprise n’ayant pas reçu l’approbation de la direction des systèmes d’information. "Le Shadow IT est l’une des genèses de l’existence de Google for Work, car de nombreux salariés d’entreprises sont habitués à utiliser des outils tels que Gmail ou Google Drive, et bien souvent, ne se privent pas de le faire également au sein de leurs organisations. Google for Work permet d’utiliser dans le monde de l’entreprise, les outils que tout le monde connait, et de redonner le contrôle à la direction informatique qui peut ainsi décider de quelles fonctionnalités elle veut ouvrir ou pas, à quel rythme, et avec quels niveaux de sécurité". Des arguments qui pourraient bien convaincre les plus réticents au changement, et permettre à Google de se faire un nom en France, dans l’univers très convoité du BtoB.

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