Comment les salariés d'Auchan se réunissent à distance

Parce que les réunions internes coûtent assez cher, l'enseigne a instauré la téléconférence et la visioconférence. Deux outils qui permettent aussi de gagner du temps.

Tous les matins, les chefs de rayon fruits et légumes des 119 magasins Auchan se réunissent sous la tutelle de l'acheteur concerné. Pendant quinze minutes, ils discutent du cours des produits, de ce qu'il faudra faire et ne pas faire. Ensuite, ils raccrochent. Car cette conférence quotidienne se déroule par téléphone.

Très courante aux Etats-Unis, cette pratique commence à séduire de plus en plus de distributeurs français (Promodès, Catorama, Leroy Merlin, Habitat ). Mais selon les experts, il ne s'agit que d'un outil complémentaire. Cette technique répond en effet à des besoins clairement identifiés des entreprises possédant plusieurs sites distincts et voulant communiquer rapidement et régulièrement. Elle entraîne une diminution de nombre de voyages pour un investissement léger. Car tous les bureaux, ou presque, sont déjà équipés d'un téléphone.

Deux heures de réunion

Techniquement, l'opération n'est guère compliquée. « Le salarié qui souhaite monter une réunion m'appelle et je lui attribue un numéro avec un code personnel », explique Sylviane Lesage, responsable des achats télécoms du groupe. L'heure venue, les intéressés composent ledit numéro et l'initiateur de réunion mène les débats. C'est-à-dire qu'il donne accès ou non aux personnes qui se présentent. Lorsque la « salle virtuelle » est complète, il est possible d'en verrouiller l'accès. Des sous-conférences sont également envisageables, ainsi que des votes en direct ou des réunions de crise. Ces multiples possibilités expliquent pourquoi les salariés d'Auchan en deviennent « accros ». En France, 200 personnes s'en servent régulièrement. Les huit numéros loués à la société Genesys génèrent quotidiennement 20 à 25 téléconférences. Avec une moyenne de 10 à 12 participants par réunion. Une téléconférence dure environ deux heures.

Le siège social d'Auchan et 25 hypers du groupe sont en outre équipés d'une salle de visioconférence. Sept à neuf personnes peuvent ainsi discuter à distance tout en se voyant. Ces réunions - environ huit par semaine - durent en moyenne trois heures. Autre technique utilisée : le courrier électronique, les fameux e-mail. « Mais ils ne remplaceront jamais le téléphone », affirme Sylviane Lesage.

Quoi qu'il en soit, le budget télécom ne gonfle pas démesurément. Durant les huit derniers mois, Auchan a dépensé 4,9 millions de francs. Soit une hausse de 5 %.
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Article extrait
du magazine N° 1608

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