Déménager son siège social : l'expérience de Truffaut

· La réussite d'un déménagement tient autant à l'implication des dirigeants qu'à la prise en compte des multiples problèmes techniques sans oublier les desiderata des salariés · Un chantier que l'enseigne de jardineries et d'animaleries a parfaitement maîtrisé

Implanté sur trois sites, sans salle de réunion ni lieu de formation, le siège social de Truffaut, qui accueille 10 nouveaux collaborateurs par an environ, se trouvait à l'étroit dans ses 3 500 m2. Décision fut prise il y a deux ans de rassembler en un même lieu la centaine de salariés et de le doter d'un show-room, d'un restaurant d'entreprise et d'espaces pour recevoir les fournisseurs, tenir des réunions et animer des formations.

Plutôt que de choisir un bâtiment moderne mais sans âme dans une zone industrielle, l'entreprise (1,3 milliard de francs de chiffre d'affaires, 28 magasins) recherchait un site en harmonie avec la nature de son activité et sa culture. Elle a jeté son dévolu sur d'anciens corps de ferme entièrement restaurés de 5 540 m2 implantés dans un parc arboré de 9 hectares à la lisière d'Evry (Essonne).

Entre l'acquisition le 15 octobre 1997 et le déménagement (début janvier), deux mois se sont écoulés. Un délai relativement court qui a nécessité au préalable une organisation sans faille : Truffaut en a confié le soin à un prestataire, qui a pris en compte les utilisateurs tout autant que les équipements. Décryptage d'un déménagement réussi.

· Le choix du site

Après avoir évalué avec précision la surface nécessaire à ses besoins, Truffaut s'est fixé un périmètre de recherche de 7 km autour de l'ancien site. En tenant compte des lieux d'habitation des salariés, de leur mode de locomotion et des accès. Puis, l'entreprise a mené un audit comparatif des coûts intégrant les frais de travaux et de maintenance. Résultat : elle a préféré acheter ses locaux en raison de la faiblesse des taux d'intérêt.

· La date du déménagement

Elle a été fixée en fonction des impératifs de l'entreprise, c'est-à-dire en janvier avant que ne démarre la saison de jardinage et après l'arrêté des comptes de la société. Les travaux d'aménagement (câblage, création de box fournisseurs ) ont été réalisés en quatre semaines ! Pour qu'il n'y ait pas de rupture du travail afin de ne pas gêner les magasins, le déménagement s'est effectué sur trois jours (vendredi et week-end) en l'absence des salariés. Le vendredi, ils sont allés à la rencontre de leurs collègues des points de vente.

· L'évaluation des besoins

Une fois les locaux repérés, il fallait procéder à l'audit des utilisateurs et du matériel et optimiser l'occupation de l'espace. Un membre de l'équipe du prestataire a passé trois semaines à recenser les besoins du personnel tant en termes d'ergonomie des postes de travail (branchement, éclairage, circulation, proximité des différents services) que de préférences (fumeur ou non, affinités). Il a également dressé l'inventaire du mobilier et « autopsié » le matériel. Près d'un tiers des bureaux tombaient en morceaux dès que l'on tentait de les déplacer ! Outre leur remplacement, de nouveaux équipements ont été prévus comme une carte d'accès servant également de carte de paiement pour le restaurant d'entreprise.

· L'information du personnel

Une bonne communication interne était essentielle pour la réussite du projet. A la fois pour expliquer, rassurer les collaborateurs mais aussi pour fédérer les équipes afin que tout se passe le mieux possible. Une journée portes ouvertes du nouveau site a été organisée dès son acquisition. Pendant toute la période préparatoire, une réunion de coordination rassemblant le PDG, le directeur administratif et financier, le directeur informatique et l'équipe du prestataire se tenait chaque semaine. Enfin, un guide du nouveau site a été remis aux collaborateurs du siège le jour de l'emménagement. Il a également été diffusé dans les magasins. Histoire « d'impliquer» tout le monde dans le projet d'entreprise.
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Article extrait
du magazine N° 1579

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