Gaëlle Toussaint-David (Simon Associés) : le fichier client, une question centrale pour franchisés et franchiseurs

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TRIBUNE D'EXPERTS Gaëlle TOUSSAINT-DAVID  avocate au cabinet Simon Associés intervient en conseil et en contentieux, dans les principaux domaines du droit économique, notamment en droits de la concurrence, de la distribution, de la consommation et de la publicité, ainsi qu'en droit des marques.

Gaëlle Toussaint-David
Gaëlle Toussaint-David© Simon Associés

La question du fichier clients est centrale dans la plupart des réseaux de franchise. De plus en plus souvent, le franchiseur et le franchisé collaborent à la constitution de ce fichier regroupant à la fois la clientèle du franchisé (voire des autres franchisés du réseau) et ses prospects. Si la constitution d’un fichier clients semble relever d’un des actes élémentaires du commerçant, elle n’en demeure pas moins encadrée par la loi (en imposant notamment une déclaration préalable du fichier, obligation parfois ignorée des opérateurs).

Par ailleurs, la « propriété » du fichier clients établi ou alimenté par le franchisé se pose régulièrement lorsque la relation avec le franchiseur prend fin. A qui ce fichier constitué par l’exploitation du savoir-faire et de la marque du franchiseur appartient-il ? Qui du franchiseur ou du franchisé est autorisé à l’utiliser après la fin du contrat de franchise ?

Respecter la réglementation et déclarer le fichier à la Cnil

Avant de s’interroger sur la propriété du fichier, il convient de rappeler les principales obligations pesant sur les différents intervenants dans la constitution de ce fichier. En effet, à défaut de respecter la réglementation en la matière, le fichier pourrait être considéré comme illégal et ne pas pouvoir faire l’objet d’une utilisation ou d’une transmission licite. Tout d’abord, le fichier doit être déclaré à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : lorsque le fichier est un simple fichier de gestion des clients et prospects, il peut faire l’objet d’une déclaration simplifiée. Cette déclaration est effectuée par le responsable du traitement, soit le franchiseur lorsqu’il a créé un fichier clients alimenté par ses différents franchisés (et, le cas échéant, pas ses points de vente intégrés), soit le franchisé lorsqu’il s’agit du fichier clients qu’il établit pour son activité.

Gare aux données collectées

La collecte des données qui figureront dans le fichier doit quant à elle répondre à plusieurs critères, au premier rang desquels figure l’information complète de la personne dont les données sont collectées sur la personne qui collecte ces données, les finalités du fichier clients, les éventuels autres destinataires des données, ses droits d’accès et de rectification, etc. Par ailleurs, certaines données considérées comme sensibles ne peuvent pas être intégrées dans ce fichier (par exemple les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, l’appartenance à un syndicat). Un autre aspect est parfois oublié par les opérateurs : la loi impose le consentement de la personne dont les données sont collectées pour être intégrées au fichier clients, et il appartiendra au responsable du fichier clients de pouvoir faire la preuve de ce consentement, ce qui s’avère parfois compliqué en pratique.

Prévoir les clauses d'utilisation dans le contrat de franchise

S’agissant de l’utilisation du fichier clients, bien que la réglementation puisse fournir des réponses à la question de la propriété du fichier, il est préférable pour la tête de réseau de prévoir le sort de ce fichier et son utilisation bien en amont, lors de l’établissement du contrat de franchise. En effet, le fichier appartient en principe à celui qui l’a déclaré et constitué : généralement le franchisé (qui en est également responsable). Ainsi, sans aménagement contractuel, le franchiseur ne peut pas disposer du fichier clients de son franchisé pendant l’exécution du contrat, ou au terme du contrat. La solution consiste donc à prévoir dans le contrat de franchise la possibilité pour le franchiseur d’utiliser le fichier clients constitué par le franchisé, à titre gratuit ou payant.

Clauses de non-concurrence

Ce fichier peut d’ailleurs s’avérer peu inutile pour le franchisé à l’issue du contrat, lorsqu’il est soumis à une clause de non-concurrence post-contractuelle lui interdisant la poursuite d’une activité identique ou similaire pendant une durée déterminée. Ces clauses relatives à la propriété des fichiers et à leur utilisation sont parfaitement licites et ont été validées par la jurisprudence. Elles permettent notamment au franchiseur de procéder à des diffusions d’informations ou d’actions publi-promotionnelles de masse pour toucher l’ensemble des clients et prospect du réseau. Reste uniquement aux parties à définir précisément l’intervention du franchiseur sur ce fichier clients, la liberté contractuelle permettant d’envisager de nombreuses nuances dans l’utilisation des données du fichier, notamment quant à son étendue et sa durée

 

L'auteur

 

Gaëlle TOUSSAINT-DAVID  intervient pour le cabinet Simon Associés en conseil et en contentieux, dans les principaux domaines du droit économique, notamment en droits de la concurrence, de la distribution, de la consommation et de la publicité, ainsi qu'en droit des marques.

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