informatique : La Fnac prône le tout EDI

GESTION Avec l'échange de données informatiques (EDI), l'enseigne culturelle cherche à gagner du temps et à réaliser des économies. Mais surtout à fiabiliser ses informations et à se rapprocher de ses fournisseurs.

Les chiffres parlent d'eux-mêmes. A la Fnac, 95 % du chiffre d'affaires du livre, 80 % pour le disque et 50 % pour les produits techniques sont commandés par électronique. Il est vrai que l'enseigne, au début des années 90, ne s'est pas lancée dans l'EDI (Echange de données informatiques) par hasard. Pour cette chaîne, qui vient de recevoir le trophée des Pionniers de l'échange électronique et de la traçabilité, il était essentiel d'optimiser les volumes des données échangées avec les partenaires et de se focaliser sur les tâches à valeur ajoutée (tests produits, conseil et service client ).

Un suivi automatique

Concrètement, chaque magasin est en charge de la gestion unitaire des livres et des disques, les deux produits ayant chacun leurs spécificités. Chaque vendeur passe des commandes de réassorts oude nouveautés pendant la journée. Ce système est complété par un calcul de réassort automatique en fonction du stock et des ventes pour chaque article. Le nombre quotidien de commandes, tous magasins confondus, dépasse 5 000 soit 25 000 lignes.

Ces gros volumes ont conduit la Fnac à mettre en place le suivi automatique des commandes sur son intranet. Le statut de chaque commande est mis à jour là où elle a été créée. Une analyse est faite dans chaque magasin à J+1, et un état d'anomalie est constitué avec les commandes non ouvertes. Il montre tous les types de dysfonctionnements : un magasin en « panne » de communication, une station EDI bloquée « Les commandes du secteur des produits techniques sont, quant à elles, traitées dans le cadre du projet Ariane », explique Michel Finet, responsable du domaine marchandise.

Pour le livre et le disque, il existe deux types de commandes : celles en stock central et celles en « cross docking ». Le stock central est constitué de références à fortes rotations. La centrale d'achats commande en grosses quantités et les magasins sont réassortis au quotidien, au fur et à mesure des ventes. Les commandes « cross docking » concernent les produits non sto-ckés. Les magasins ont été regroupés en cinq « rafales » en fonction des capacités de tri des équipements de Massy. Chaque jour, le programme calcule les besoins magasin par magasin et cinq commandes « cross docking », regroupant une douzaine de magasins pour chaque fournisseur, sont constituées.

Pour certains gros fournisseurs, ces demandes « cross docking » peuvent contenir plus de 3 000 lignes, soit plus de 100 pages à envoyer si elles étaient expédiées par courrier ou par fax. L'EDI trouve ici toute sa raison d'être. Reste qu'avec la centralisation des achats, les fournisseurs de livres et de disques ont perdu une partie de la visibilité des ventes par magasin. « Cela nous a conduit à générer le journal des mouvements », explique Bob Lipman, responsable EDI de l'enseigne. Chaque jour, la Fnac envoie le détail des transferts de l'entrepôt vers les magasins, pour les produits stockés et les produits en « cross docking ».

Identifier les manquants

Pour vérifier le bon envoi de ces messages, l'enseigne n'a pas utilisé la même technique que celle des commandes. L'application gère un numéro de message propre à chaque fournisseur et les mouvements pour un fournisseur sont numérotés de un en un. Aux fournisseurs de vérifier la continuité des numéros de messages reçus. Cette méthode a l'avantage de permettre une vérification en réception pour les fournisseurs.

En cas de dysfonctionnement, ce sont eux qui alertent la Fnac. « Ce mode de fonctionnement est satisfaisant puisque par expérience, dans ces cas, nous sommes prévenus à J+1 », explique Pierre Gressier, directeur informatique de la Fnac. De leur côté, l'avis d'expédition a été intégré dans les traitements et la facture électronique monte en puissance. Sans oublier les autres projets que sont le déploiement de l'EDI dans d'autres pays, la multiplication des liens avec la place de marché électronique GNX, ainsi que l'extension d'un pilote de CPFR (prévision collaboratives des réassorts et des promotions.
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Article extrait
du magazine N° 1787

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