La factu re numérisée s'impose

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comptabilité En attendant la facture électronique sécurisée, les enseignes généralisent la pratique de la numérisation, ou scannage. Cette solution s'avère rentable à court terme.

Bonne nouvelle, enfin un projet informatique dont le retour sur investissement dépasse à peine un an... Entre douze et dix-huit mois, pour être précis. La lecture automatique des documents appliquée aux factures est l'un des sujets phares de la distribution : Monoprix, Casino, Intermarché, le BHV ou en-core Leclerc se sont lancés ces derniers mois. Au vu des volumes à traiter - de 150 000 à près de 8 millions de factures de marchandises par an, et 2 millions concernant les frais généraux dans les grandes enseignes -, la solution a le vent en poupe. Elle s'applique à toute société traitant au moins 60 000 factures par an.

Si elle n'est pas destinée à remplacer la dématérialisation totale de la facture - sous format structuré ou assortie d'une signature électronique -, elle s'impose comme une solution intermédiaire. Les factures par Edi ont été un semi-échec, car elles ne concernent que les grands fournisseurs. Quant aux PME, qui ont déjà une organisation comptable, elles ne souhaitent pas investir dans la dématérialisation électronique... pas assez mature.

« Les projets de numérisation et de dématérialisation fiscale sont complémentaires, indique Florent Deroche, manager en charge de la dématérialisation des factures chez Unilog. La numérisation des factures simplifie un certain nombre de tâches dans les services comptables. Si la dématérialisation est potentiellement encore plus intéressante, car elle élimine le papier, elle nécessite toutefois l'adhésion des fournisseurs, qui est moins immédiate. Les études de rentabilité montrent qu'il est pertinent de mener les deux projets de front. »

Avec 150 000 factures de fournisseurs par an, la Socamaine - la centrale d'achats régionale des centres E. Leclerc, située au Mans - résume tout l'intérêt de la démarche. « Seuls cinq fournisseurs nous envoient leurs factures en Edi. Et comme le nombre de nos industriels augmente de 10 % par an, je ne peux pas accroître sans arrêt mes effectifs », souligne Christophe Guyon, directeur administratif de la Socamaine.

Tester plusieurs solutions

L'idée de base est simple : numériser les factures papier, pour intégrer plus rapidement les données dans le progiciel de gestion intégrée. Concrètement, « dès l'arrivée du courrier, nous séparons manuellement les avoirs des factures, qui passent ensuite au scannage, décrit Christophe Guyon. Le progiciel de lecture automatique de document se met en action. Il " lit " la facture en allant chercher les données essentielles : numéro de commande, prix hors taxes... Le transfert des données se fait vers le logiciel comptable de l'enseigne, où les données de la facture sont rapprochées du bon de livraison, une préfacture qui a été réalisée lors de la commande. Si les deux concordent, le rapprochement en-tre la facture numérisée et la préfacture - l'accrochage - est automatisé. » À charge pour les em- ployés de se pencher alors sur les factures litigieuses.

À principe séduisant, grande rigueur d'exécution nécessaire. Des étapes clés sont à respecter, à commencer par le choix du progiciel de lecture automatique des documents. Il est surtout technique. Les éditeurs (Docubase, Itesoft, Readsoft, SWT...) utilisent deux technologies, séparément ou imbriquées. Grosso modo, l'approche dite graphique nécessite de créer un modèle de facture a priori, et s'avère utile quand les fournisseurs sont fidèles. L'approche sémantique, qui « reconnaît » les zones comptables à partir d'un moteur de lecture, s'impose quand les fournisseurs ne sont pas récurrents. Il ne faut donc pas hésiter à tester différentes solutions sur de gros volumes pendant six à huit mois, d'autant qu'une intégration sans faille des données dans le progiciel de gestion intégrée de l'ensei-gne est indispensable.

L'investissement est donc très variable, selon qu'il intègre un progiciel de lecture automatique de document, et/ou un autre de gestion automatique des documents (Ged). Il est aussi intéressant de se munir d'un outil de « workflow » pour accélérer le mouvement de changement de tarifs entre la centrale d'achats et le système d'information. Ce qui évite des faux litiges lorsque les changements ne sont pas entrés assez vite. « Nous avons investi moins de 80 000 E pour la solution Do-cubase », indique juste Christophe Guyon. Pour de plus grands volumes, la note dépasse largement 200 000 E.

Changer l'organisation

Moyennant quoi, les gains sont importants. Le délai de traitement des factures est divisé par deux, tout comme le coût de traitement de la facture. Il faut tout de même faire preuve de patience : la montée en puissance doit être effectuée sans à-coups.

L'automatisation du circuit entraîne en effet des changements d'organisation assez profonds. Ainsi, chez Cultura, les factures litigieuses, auparavant traitées par les responsables de magasins, sont désormais regroupées au siège. De même, le BHV vient d'abandonner la gestion de la facturation magasins sur quinze sites différents, pour la centraliser sur un seul service. Sur la trentaine de personnes du site, 23 sont mobilisées pour la gestion des litiges. « 4 personnes sont dédiées à la numérisation, 6 au contrôle litige », indique Christophe Guyon.

Pour améliorer la qualité du contrôle des litiges, « nous avons numérisé la moitié des 300 factures reçues. À la fin décembre, entre 75 % et 80 % des factures seront intégrées », ajoute-t-il. En 2003, Kiabi avait automatisé 96 % des 50 000 factures sélectionnées. On le voit, la numérisation des factures est un projet informatique à mener avec souplesse, qui suppose une grande communication auprès des équipes comptables et des fournisseurs. À la Socamaine, chaque jour, une personne rappelle aux fournisseurs d'envoyer les factures papier en un seul exemplaire et sans agrafe...

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Article extrait
du magazine N° 1854

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