Les distributeurs sous-équipés face à l’inflation des projets

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Les distributeurs déploient de plus en plus de projets complexes nécessitant un travail collaboratif entre les services. Pour autant, l’étude européenne de One2Team démontre que ces derniers ne disposent pas des bons outils pour les échanges et la vision de l’avancement des projets.

À Doha, capitale du Qatar, le Katara Plaza ouvrira en 2016. Les Galeries Lafayette, sur trois niveaux, en seront la locomotive. (Et Evian y lancera son premier spa en centre commercial.)
À Doha, capitale du Qatar, le Katara Plaza ouvrira en 2016. Les Galeries Lafayette, sur trois niveaux, en seront la locomotive. (Et Evian y lancera son premier spa en centre commercial.)

5 points clés pour une bonne gestion de projet

  • Favoriser la collaboration entre les services.
  • Se doter d’outils simples pour un partage des données en temps réel.
  • Bien définir les rôles et responsabilités de chacun.
  • Impliquer les magasins dès la phase amont d’un projet.
  • Adopter la bonne vitesse de déploiement.
Changer le logo de 500 magasins en France en vingt-quatre heures… Voilà un défi que Monoprix a relevé il y a trois ans, avec succès. L’enseigne a voulu jouer l’effet de surprise auprès de ses clients et a donc mis en place une organisation pointue, chapeautée par la direction technique. « Plus de 550 autorisations ont été déposées au préalable en mairie ou dans les centres commerciaux, se souvient Jean-Marie Rouèche, alors directeur technique chez Monoprix, devenu directeur architecture pour les Galeries Lafayette. Nous avions une masse d’informations à traiter, qui ont été gérées par un chef de projet en interne soutenu par une seconde personne pour les validations. Tout le reste a ensuite été externalisé. Pour communiquer, nous avons adopté des outils en ligne pour éviter les engorgements des boîtes mails. Des alertes étaient envoyées quand une validation se révélait nécessaire. Cette organisation nous a évité des réunions où toutes les parties prenantes n’avaient ni la bonne ni la dernière information. Parallèlement, nous avons aussi diminué les réunions puisque, souvent, il s’agit d’échanger sur l’avancée d’un projet. Avec des outils collaboratifs, nous sommes passés d’une gestion de projet où l’on gérait l’incertitude, à la gestion de la certitude et du temps consacré à la prise de décision et non à faire du reporting. »

Modifier l’organisation de l’entreprise

Une telle réussite n’est pourtant pas si fréquente chez les distributeurs, alors même que ce type de chantier se multiplie. « Il n’existe plus de petits projets chez les distributeurs, juge Stéphane Amiot, CEO de One2Team, société spécialisée dans la gestion de projets et qui a fourni les outils pour Monoprix. Face à l’hyperconcurrence du marché, ils cherchent à se distinguer et multiplient les plans d’actions. Et ils doivent retrouver de l’agilité. Cela suppose une rupture dans l’organisation de l’entreprise et l’usage de nouveaux outils collaboratifs. »

Un point de vue partagé par Olivier Siegler, directeur associé chez Capgemini Consulting : « Le digital accélère la communication transversale, qui doit être impulsée par le management et tenir compte de trois points : des outils simples à utiliser, des règles claires quant à la responsabilité de chacun et, enfin, ne pas hésiter à aller vite ! »

Une analyse que confirme l’étude de One2Team – menée par le cabinet Ginger –, consacrée aux projets de déploiement multisites : ouvertures et réaménagements de magasins, nouveaux concepts, digital in-store, promotions ou événements. Ainsi, 89% des distributeurs s’estiment satisfaits du pilotage des projets, mais 25% évoquent uniquement comme motif de contentement l’atteinte des résultats et non une efficacité opérationnelle. Et 43% se disent insatisfaits sur au moins un des aspects de la gestion du déploiement, et 18% très insatisfaits. Le premier point de frustration porte sur le respect des délais (20%), puis la planification des étapes (18%), le contrôle des coûts (17%), la collaboration entre les directions (17%) et le pilotage des sous-traitants (16%). L’étude s’est également intéressée aux outils utilisés pour la gestion de projets, et 81% des distributeurs restent avec des outils simples, de bureautique.

Galeries Lafayette, 8 ouvertures sur quatre ans

L’enseigne compte 60 magasins dans le monde et ambitionne d’en ouvrir 8 dans les quatre ans qui viennent. « Nous avons plus de projets à mener avec moins d’équipes, détaille Jean-Marie Rouèche, directeur architecture. Nous devons nous doter des bons outils pour répondre correctement à ces opérations et revoir nos modes de fonctionnement. La clé du succès : utiliser des outils collaboratifs. Ils permettent de structurer les échanges entre les services, et de connaître en temps réel l’avancée du projet. Les opérations fastidieuses de reporting disparaissent des réunions pour s’orienter vers la prise de décision. »

Davantage de nouveaux concepts

Évolution du nombre de déploiements par type de projets, en %

Source : One2Team, sondage exclusif mené auprès d’un échantillon de 100 managers d’enseignes de distribution, issues de 5 pays d’Europe (Allemagne, Italie, France, Royaume-Uni, Espagne).

Les distributeurs travaillent en priorité sur le développement de nouveaux concepts.

Le pilotage en temps réel plébiscité

Taux de réussite des mesures envisagées pour l’amélioration de l’efficacité des déploiements, en %

Source : One2Team

Le pilotage en temps réel du projet est clairement jugé le plus efficace par les équipes impliquées.

« Une question transversale »

Pourtant, parmi les leviers d’optimisation, la même proportion plébiscite l’adoption d’un outil de pilotage en temps réel (81%), partagé par tous (77%), en plus d’un renforcement de l’équipe de pilotage central (73%). La sous-traitance ne reste envisagée que pour 42% des sondés, qui estiment ce moyen plutôt efficace ou efficace. « Les directions des distributeurs ont tous conscience de ces problématiques, analyse le directeur associé de Capgemini Consulting, mais ils renvoient souvent le problème au directeur technique, alors qu’il s’agit d’une question transversale, qui touche les équipes internes et externes, avec de vrais enjeux financiers. »

1 commentaire

ANDRIEU

03/09/2015 11h14 - ANDRIEU

Les enjeux de travail collaboratif sont effet de plus en plus présents : sur les derniers mois les demandes entrantes que nous recevons chez Lascom pour des projets logiciels sur ce sujet sont en très forte croissance. La pression sur les prix et l'amélioration de l'efficacité jouent bien sûr un rôle mais la montée en puissance des exigences réglementaires et de l'innovation côté distributeur sont aussi en cause car elle entraîne une augmentation considérable du nombre de données à gérer.

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Article extrait
du magazine N° 2377

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