Quand le réseau internet devient un Intranet

Parce que les salariés réclament de plus en plus d'informations, les distributeurs et les industriels sont aujourd'hui dans l'obligation de monter un réseau informatique interne. Intranet apparaît souvent comme la solution la plus simple et la plus conviviale.

Bernard Dufau, président directeur général d'IBM France, est catégorique. Selon lui, « les deux tiers des entreprises françaises s'apprêtent à se lancer dans l'@ Business ». Autrement dit, à ouvrir un site Internet (un réseau ouvert à tous), un Intranet (prévu pour les salariés) ou un Extranet (destiné à des fournisseurs, prestataires ). Le sondage, commandé par Big Blue à l'Ifop, est encore plus précis : 48 % des commerçants ont un projet à court ou moyen terme (contre 32 % pour l'industrie ou 44 % pour les services).

La priorité est Internet (55 %) avant la mise en place d'un Intranet (22 %). Dans ce dernier cas, les entreprises sont séduites par ce réseau interne basé sur les mêmes normes, et donc les mêmes avantages, que le fameux Web. Selon de nombreux experts, son succès passe davantage par les entreprises que par le grand public.

Annuaires, journaux internes, brochures commerciales envahissent progressivement les réseaux. Dans l'Hexagone, France Loisirs a été un précurseur et utilise Intranet depuis avril 1995, notamment pour une application d'assistance téléphonique. Près de 80 opératrices disposent d'une aide en ligne pour guider les 4,5 millions d'adhérents.

La « mémoire » de l'entreprise sur réseau

Autre exemple, pas moins de 200 000 employés de l'enseigne JC Penney se branchent quotidiennement sur Intranet pour consulter les publications internes de l'enseigne ! L'informatique permet aussi de mettre la « mémoire » de l'entreprise sur réseau. Rapports, données sur le marché et la concurrence, profil des clients...

Le réseau des réseaux pourrait bouleverser certaines habitudes de travail. D'abord, Intranet permet d'envoyer du texte, du son et des images n'importe où en France. Ce qui s'avère idéal pour expédier un catalogue électronique de produits. Mr.Bricolage transmet ainsi de nombreuses informations à ses magasins.

Ensuite, cet outil de communication permettra de se connecter avec des points de vente isolés qui ne peuvent pas investir lourdement. Tout simplement parce qu'un PC, un modem et une ligne téléphonique suffisent. Autre atout, des bornes interactives sont actualisées par le Net. Casino a tenté, par exemple, d'élargir l'offre d'une de ses supérettes en y installant une borne électronique connectée au siège de Saint-Etienne. De quoi régler quelques problèmes d'aménagement du territoire.

À l'inverse, c'est-à-dire à l'international, cette solution permet de se « brancher » aux ordinateurs de salariés exilés en Chine ou en Argentine. Mais aussi de centraliser des données qui, jusqu'ici, mettaient des jours, voire des semaines, à arriver jusqu'en France. À l'heure de la mondialisation du commerce, il serait étonnant que des enseignes ne profitent pas de cette aubaine.

De plus, les directions devraient aisément se laisser convaincre. En général, il suffit de monter quelques pages « management » dans lesquelles figurent les photos des dirigeants, le « mot du président » et quelques notes internes. Plus sérieusement, un Intranet permet de réduire les coûts, notamment d'impression des documents sur papier et les délais puisque les informations sont accessibles en temps réel. « Le coût de diffusion des messages est quasi nul et la formation des utilisateurs extrêmement rapide », assure Malo Girod de l'Ain, PDG de Devnet et secrétaire général de l'Association française du multimédia.

Une sécurisation renforcée

Mais attention à ne pas tomber dans le piège des sujets à la mode. Pour les problèmes de communication,l'Intranet n'est pas la panacée. Les distributeurs ne vont pas jeter un système existant qui « tourne » par simple plaisir de passer à l'Intranet. D'autant plus que, dans certains cas (notamment la transmission de gros débits), les satellites s'avèrent plus performants.

C'est pourquoi Domaxel vient de faire ce choix. Enfin, techniquement tout n'est pas encore au point. Le débit sur l'Internet est toujours aussi faible et rien ne dit qu'il augmente à court terme. En revanche, la sécurisation s'améliore. « Notamment depuis les décrets du 25 mars 1998 autorisant le cryptage des données », précise Malo Girod de l'Ain.

Il reste à mettre en place les contrôles pour s'assurer que les documents sont correctement mis à jour. La règle de base : tout auteur d'une page est responsable de sa maintenance. Les choses se compliquent si les pouvoirs et les responsabilités ne sont pas clairement définis. Il faut alors casser les habitudes et avoir recours, dans certains cas, à l'arbitrage de la direction générale. Car, en donnant les informations à tout le monde, il existe bel et bien un risque de cacophonie générale. Computer Associates International, un fabriquant américain de logiciels, a déjà interdit l'utilisation de l'e-mail (la messagerie électronique) pendant les heures de bureau. Les cadres recevaient 200 à 300 messages par jour ! Résultat : des « managers virtuels » réglaient leurs comptes sur le réseau. À défaut de contrôle, les entreprises reconnaissent la nécessité de mettre en place une équipe chargée de promouvoir Intranet auprès des employés.

Le Gitem abandonne le Minitel

Nous avons trouvé une solution peu onéreuse et qui s'adapte parfaitement à notre parc hétérogène de magasins », se réjouit Fabrice Filleur, directeur général de la Qatec, l'une des 5 plates-formes du groupement du Gitem. La coopérative nordiste ne part pas de rien puisqu'elle dispose d'un système de communication télématique fiable depuis 1994. Les 250 magasins peuvent ainsi passer des commandes ou vérifier les tarifs. Mais ce système, qui voit passer 65 % des commandes, montre aussi ses limites. Les temps de connexion sont très lents, et surtout, « les magasins nous réclament des fiches produits », souligne Fabrice Filleur. Mais comment évoluer sans forcément tout remettre en cause ? Le fournisseur du Gitem, la SSII Ordirope (progiciel Minos), a trouvé la solution, en proposant Minos Web. Les anciens programmes Minitel ont ainsi migré sur le Web. Ce qui a permis de ne pas perturber les magasins. Seule condition pour ces derniers, s'équiper d'un ordinateur muni d'un navigateur et souscrire à un abonnement à Internet. En avril, 125 magasins utilisaient Minos Web. Bientôt, les 250 adhérents de la région Nord en disposeront. La centrale de La Flèche s'est équipée en novembre et celle de Saint-Malo suivra début janvier. Globalement, la majorité des adhérents a été convaincue par la grande réactivité d'Intranet. Ils peuvent éditer des étiquettes, interroger leur portefeuille de commandes ainsi que la base article de 3 000 références. Sans oublier l'envoi quotidien des tarifs par e-mail.
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Article extrait
du magazine N° 1611

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