Retailers, comment préparer vos équipes efficacement à Noël [Tribune]

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TRIBUNE D'EXPERTS La société Asys, spécialisée dans la planification, délivre quelques conseils avertis pour bien gérer les plannings durant la période des fêtes de fin d’année.

MAGASIN LABORATOIRE JOUECLUB BORDEAUX THEATRALISATION NOEL 1200X800
MAGASIN LABORATOIRE JOUECLUB BORDEAUX THEATRALISATION NOEL 1200X800© VY/LSA

Noël est attendu dès le début d’année par les commerçants. Durant cette période cruciale pour le commerce, chaque personne dépense en moyenne plus de 500 euros pour l’événement : cadeaux, nourriture, boissons, déplacement … Rien ne doit gâcher la fête. Du côté des retailers, Noël est une période charnière : novembre-décembre peut représenter jusqu’à 30% de leur chiffre d’affaire annuel. Malgré la place occupée par le e-commerce, l’activité en boutique est forte. Pour bien s’y préparer, tout commence par une gestion prévisionnelle des ressources humaines, et cela s’anticipe dès le début de l’année !

Un an avant Noël, anticiper l’annualisation des temps de travail

Dans un contexte d’annualisation du travail, la durée de travail de chaque employé est adaptée au gré des semaines et de l’activité en boutique. Avant Noël, l’année est ponctuée d’événements forts : soldes d’hiver et d’été, soldes flottantes, vacances, opérations commerciales, etc. Il est tentant d’utiliser et d’épuiser rapidement le quota horaire annuel d’un employé qualifié. Gare à l’atterrissage en fin d’année, le risque de se retrouver fort dépourvu en cette période est grand : recours aux heures supplémentaires et intérims pas suffisamment formés et coûteux, insatisfactions des employés, baisse de qualité de service …

Semaine par semaine, créer des plannings adaptés à l’activité

Au quotidien, l’élaboration d’un planning d’équipe consiste à définir les horaires de travail et les tâches de chacun tout au long d’une semaine : planifier la bonne personne au bon endroit au bon moment. Ce planning hebdomadaire prévisionnel doit légalement être réalisé plusieurs semaines à l’avance et communiqué à chaque salarié, ce qui n’empêche pas de petits ajustements ultérieurs. En pratique et en particulier durant la période de Noël, la planification hebdomadaire peut rapidement devenir un casse-tête chronophage : le respect des règles légales, la prise en compte des compétences, la satisfaction des employés et la gestion des imprévus sont difficilement conciliables.

Quels avantages dans un logiciel de planification automatique ?

Un logiciel de planification automatique aide les managers à construire des plannings d’équipe optimisés. Le moteur de planification automatique propose en quelques secondes un planning au plus près des besoins de l’activité de la boutique en générant automatiquement les horaires de travail et les tâches à réaliser pour chaque salarié. Outre les gains de temps substantiels, l’utilisation d’un outil adapté de gestion des temps et de planification automatique devient rapidement un atout décisif de compétitivité : suivi et calculs des temps annualisés, élaboration rapide de plannings de qualité, prise en compte des souhaits des employés, suivis des absences et de leurs demandes, indicateurs de productivité, alertes en cas de sous-effectifs critiques, respect des obligations légales, fiabilité des informations. Le planning automatiquement généré reste une proposition d’organisation pour réaliser l’activité efficacement, le manager est libre de (re)travailler manuellement le planning. Il peut également (re)lancer la planification automatique sur la base d’un planning partiellement validé et à compléter. Les solutions de planification automatique, particulièrement lors de pics d’activité comme Noël, sont un outil efficace pour garantir un service client de qualité en boutique - étroitement lié à la fidélisation des salariés.

A propos de l'auteur

Matthieu Gérard intervient en consuting chez les clients d’Asys sur les sujets de planification optimisée sous contraintes. Cet ingénieur de formation, diplômé de Technical University of Denmark (DTU) et docteur en recherche opérationnelle et machine learning, est passé par l'Institut National de Recherche dédié au Numérique et Vekia. Depuis 2015, il exerce en tant qu'Ingénieur en recherche opérationnelle et machine learning.

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